Учет рабочего времени

Система контроля и управления доступом (СКУД) — на протяжении последних лет заняла устойчивые позиции в мировом рейтинге охранных систем. Это не обусловливается только качеством обеспечением защиты, но и в большом спектре функциональности этого оборудования, которое способно интегрироваться со многими другими подсистемами защиты. СКУД способен полноценно автоматизировать множество процессов на любом предприятии, тем повысить уровень рабочей дисциплины и сделать более точным подсчет заработной платы персонала.

Учет рабочего времени (УРВ) — возможность, которая стала практически неотъемлемой для всех моделей СКУД. Использование данных о точном времени приходов и уходов сотрудников, и полный контроль их перемещения по территории организации, позволяет облегчить и сделать более точный подсчетзаработной платы и сократить объемы нарушений внутренней дисциплины.

Использование СКУД на предприятиях требует не только монтажа соответствующего оборудования и установки ПО, но также и создания организационно-правовой механизма учета рабочего времени. Также любая система, насколько бы она не была автоматизирована, нуждается в администрировании.

Трудовой договор с использованием УРВ

Исходя из ст. 189 ТК РФ, предприниматель предоставляющий работу обязуется предоставлять
соответствующие условия, для сохранности сотрудниками трудовой дисциплины, определяющейся правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Чтобы грамотно создать правовые взаимоотношения между сотрудниками, рационально указать в ПВТР обязательное применение пропускного режима, и его соблюдение с использованием СКУД. Так же необходимо создать инструкцию, детализировано описать в ней все порядки входа и выхода на территорию организации, правила использования электронных пропусков.
Исходя из ст. 68 ТК РФ часть 3, весь рабочий персонал должен быть предварительно ознакомлен с ПВТР под роспись, и только после этого заключать трудовой договор. Каждый сотрудник организации обязуется соблюдать внутреннюю дисциплину труда (ст. 21 ТК РФ), и при нарушении пропускного режима может привлекаться к дисциплинарным наказаниям (ст. 192 ТК РФ).

Корректная установка рабочего времени

Использование времени прихода сотрудника фиксируемое СКУД используется для разрешения
конфликтных ситуаций, но иногда его точность может подвергаться сомнениям. Для обеспечения
юридического веса данным системы контроля, нужно понимать, что именно система распознает
источником точного времени.

Программное обеспечение СКУД работает под управлением ОС установленной на компьютере. Данные о текущем времени импортируются именно с главного компьютера. В большей части таких систем предусмотрена синхронизация часов работающих на оборудовании с сервером или главным компьютером системы контроля.

Чтобы надежно опираться на данные системы контроля, необходимо создать систематическую
синхронизацию времени в СКУД с общей временной системой предприятия. Поэтому очень важно
чтоб:

  • организация имела систему единого времени (СЕВ);
  • единое время указывалось в перечне правил внутреннего распорядка труда;
  • Все сетевые коммуникации оснащались точным и одинаковым временем.

Защита персональной информации УРВ

Механизмы учета работы контроля времени при помощи СКУД требуют сохранения всех данных
о сотрудниках в базу данных для полного функционирования своих возможностей. Исходя из
методов применения систем, данные могут нести различный объем сведений:

  • ФИО сотрудников;
  • паспортные данные;
  • фотографии;
  • информация, про личные транспортные средства передвижения и др.

Законы РФ устанавливают защиту личных данных для каждого человека, от неправомерного
применения и передачи посторонним личностям. Чтобы сохранить эти требования нужно
использовать только сертифицированное ПО с надлежащим уровнем защиты, которые часто
входят в СКУД и УРВ, или устанавливаются отдельно.

Администрирование УРВ

Казалось бы, при помощи СКУД можно легко организовать автоматический подсчет рабочего
времени всего персонала и сформировать табель с выработкой рабочих часов. Нужно только
подсчитать, время наличия сотрудников на своих местах, исходя из их должности и обязанностей.
Также если системой контроля было зафиксировано нарушение трудового режима, то эти данные могу использоваться для оформления «Акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте».

Но так же существует ряд факторов, исходя из которых, получаемые данные будут не точными, и не совсем подходящими в использовании для начисления заработанной платы.

Разнообразие рабочих графиков и категорий

Обычно на предприятиях присутствуют различные категории сотрудников, у которых отличаются графики и рабочие места. Инженерно-технический персонал, как правило, работает в стандартном режиме, пятидневная рабочая неделя с восьми часовым рабочим днем. Сотрудники производства работают иначе, чаще используется посменный график, который может повторяться на протяжении нескольких недель или месяцев.

Руководителям нужно постоянно перемещаться по территории производства, и за ее пределами, для контролирования всех процессов и прочих организационных моментов.

Сотрудникам, предоставляющим сбыт продукции, и ее поставку, необходимо часто находится за
пределами территории организации, например для деловых переговоров, или выполнения других сопутствующих задач.

Оплата перерывов

ТК РФ предусматривает наличие перерывов для сотрудников на протяжении рабочего дня. Они
могут быть оплачиваемыми и не оплачиваемыми (ст. 109 и 108 ТК РФ). В случае отсутствия
оплаты за время перерывов, работники могут пользоваться этим временем на свое усмотрение,
и также отлучаться на этот период с рабочей территории.

Причины длительного отсутствия на рабочем месте

Рабочий персонал любой организации может ежегодно получать оплачиваемый отпуск или отсутствовать на работе по причине временной нетрудоспособности. Также можно оформить неоплачиваемый отпуск.

«Человеческий фактор»

Возможные попытки обмана СКУД вовсе не редкость. Чтобы создать более строгую атмосферу
порядка, возможно внушительное «навязывание» сотрудникам прохождения определенных
алгоритмов для пересечения точек доступа:

  • высокие (в полный рост) турникеты;
  • «Антипассбэк»;
  • шлюзовые конструкции;
  • «Антитэйлгейтинг» и др.

Бывает, что при стандартном использовании СКУД возникает потребность изменения графика
работы на некоторое время. Например, по решению руководящих лиц, по причине форс-мажорных ситуаций и т.п.

Задачи администраторов УРВ

Операторы управления рабочим временем должны выполнять соответствующие обязанности
администрирования:

  • учет первичной документации и сохранение в базу;
  • генерация аналитических отчетов;
  • корректная настройка системы;
  • проверки результатов расчета системы.

Способы подсчета бюджета на оплату рабочего времени

Есть два основных принципа создания учета рабочего времени при использовании СКУД :

  1. Сведения о времени работы сотрудников, собранные СКУД, передаются в систему управления организацией, после чего они проходят обработку относительной установленной логике учета на предприятии.
  2. Исходные сведения со временем обрабатываются специальным ПО, которое поставляется вместе с оборудованием СКУД. Как правило, системы ERP для предприятий адаптируют либо собственные специалисты, либо внештатные сотрудники которые в полной мере реализую все возможности системы вместе с УРВ.

Предприятиям, у которых нет собственных ERP-систем с полноценным функционалом, приходится полностью полагаться на модули УРВ производителя СКУД. Поэтому рациональным решением будет заранее указать все предусматриваемые способы подсчета.

Способы расчета бюджета выделяемого на оплату рабочего времени

Чтобы реализовать УРВ на предприятии, специальный модуль СКУД обязан осуществлять различные методы расчета бюджета на оплату времени работы:

  1. Учет времени пребывания на месте работы, от первого пересечения контрольной точки (вход, выход).
  2. Подсчет общей суммы временных промежутков между моментами входа и выхода.
  3. В случае, когда вход и выход происходит несколько раз протяжении рабочего дня, подсчет всей суммы временных интервалов с первого до последнего за этот период.
  4. Сохранение данных в автоматическом режиме о полноценной выработке времени основываясь на данных о первом пересечении точки контроля. Этот метод применяется водителями
    транспортных средств работающих на заранее указанном маршруте.
  5. Иногда рабочий день фиксируется в табеле исходя из любого входа на протяжении рабочего дня. Применяется зачастую для работы смежных руководителей, свободно перемещающихся по территории, пересекающих точки контроля любым удобным методом, к примеру на авто через ворота или просто через проходную, и также покидать рабочее место.
  6. Руководители высшей категории обычно не нуждаются в УРВ, Их работа требует постоянных отъездов (командировки, встречи с партнерами) за пределы производства. Подсчет времени работы таких сотрудников имеет минимальный объем данных: отпуск, командировка, больничный.

Точность подсчетов можно обеспечить исключительно исходя из нахождения дня в рабочем графике. Минимальные возможности УРВ-систем обязаны поддерживать: общепринятую рабочую неделю (5 дней), круглосуточных дежурств (сутки через трое), скользящий график разных рабочих смен.
Алгоритмы подсчета должны учитывать самые разные временные промежутки входов и выходов или перерывов на отдых. В случае избытка времени подобных промежутков фиксируется дисциплинарное нарушение. Они должны вычитаться с бюджета, предназначенного на оплату рабочего времени разных категорий работников, не зависимо от их наличия на рабочем месте.

Появились вопросы?

Отправьте заявку
и Вас проконсультируют